Questions fréquentes

Avant de réserver

Q : Puis-je vérifier si mes dates et heures désirées sont réservables ?

R : Si vous pouvez sélectionner votre date souhaitée sur le calendrier sur la page « Réservation », vous pouvez alors cliquer sur « Demander une réservation » pour soumettre votre demande. Une fois celle-ci reçue, nous vous répondrons dans un délai de 3 jours ouvrables pour vous indiquer si votre réservation peut être acceptée.

Q : Ma réservation est-elle confirmée immédiatement après inscription ?

R : Non, la réservation n'est pas confirmée immédiatement. Elle sera examinée comme une demande de réservation, et il ne sera malheureusement pas toujours possible de satisfaire vos préférences. Votre réservation sera confirmée dès envoi de notre réponse.

Q : Que faire si je ne peux pas sélectionner ma date souhaitée sur le calendrier ?

R : Cette situation peut arriver si le créneau choisie est déjà complet, si aucune visite n'est prévue ce jour-là ou si la date limite de réservation en ligne est dépassée. Veuillez envisager une autre date ou un autre programme, ou nous contacter via la rubrique « Contact » pour obtenir de l'aide.

Q: J'ai des hésitations sur quelles options choisir.

R : N'hésitez pas à nous contacter via le « formulaire de contact ». Selon le programme et la nature de votre demande, le délai de réponse peut être de quelques jours.

Q : Je n'ai pas reçu d'e-mail de confirmation après avoir envoyé ma demande de réservation.

R : Plusieurs facteurs, tels que les paramètres de votre service de messagerie électronique, vos paramètres de sécurité, les paramètres spécifiques à votre domaine ou une adresse e-mail incorrecte saisie dans le formulaire, peuvent empêcher la réception de l'e-mail de réponse automatique. Veuillez vérifier les points suivants :

Avez-vous saisi la bonne adresse e-mail ?
L'e-mail se trouve-t-il dans votre dossier spam ?
Si vous avez saisi une adresse e-mail incorrecte, veuillez nous communiquer la bonne via le formulaire de contact.

Q : Que se passe-t-il si je me blesse pendant la visite ?

Nous sommes couverts par une assurance responsabilité civile professionnelle pour les organisateurs de voyages, ce qui vous permet de participer à nos tours en toute sérénité.

En cas de blessure survenant pendant un tour, veuillez vous rendre rapidement à l’hôpital avec votre guide afin de subir un examen médical.
Si l’hôpital confirme que la blessure résulte d’un accident survenu dans le cadre du tour, les frais médicaux seront pris en charge.

Veuillez toutefois noter que si l’hôpital ne reconnaît pas la blessure comme étant liée au tour, nous ne pourrons pas couvrir les frais médicaux.

Une fois votre réservation confirmée

Q: Je souhaite modifier ma réservation.

R : Pour toute modification concernant le nombre de participants, la date, l'heure, etc., veuillez nous contacter directement.

Q : Je souhaite annuler ma réservation.

R : Veuillez nous informer directement si vous souhaitez annuler votre réservation. L'annulation est gratuite jusqu'à 8 jours avant l'activité. Pour plus de détails, veuillez consulter notre « Politique d'annulation ». Nos expériences sont authentiques et animées par de véritables artisans, moines et geishas. Les annulations ou modifications de dernière minute peuvent perturber leur activité principale. Votre réservation a peut-être également nécessité des aménagements dans leur emploi du temps habituel. Nous vous invitons à faire preuve de respect et de considération envers ces artisans, moines et geishas lors de votre réservation. Merci.

Le jour de l'atelier.

Q : Que dois-je faire si je suis en retard pour l'heure de rendez-vous ?

R : Si vous prévoyez d'arriver en retard, veuillez nous contacter dès que possible via le « formulaire de contact », par e-mail ou via le service de chat de notre site web. Nous envisagerons les solutions possibles en fonction de la durée estimée de votre retard. Nos coordonnées figurent dans votre confirmation de réservation.

Q : Comment puis-je m'assurer d'arriver à l'heure pour le rendez-vous ?

R : Pour garantir une arrivée à temps, nous vous recommandons ce qui suit :

Vérifiez l'état de la circulation avant votre départ et prévoyez d'arriver avec de l'avance.

Vérifiez à l'avance l'adresse du lieu de rendez-vous ainsi que les options de transports en commun les plus proches.

Prévoyez d'arriver au moins 30 minutes avant l'heure du rendez-vous, afin de palier à tout imprévu.

Q : Il y a t-il une tolérance pour les retards ?

R : Pour les visites privées, de légers retards peuvent ne pas affecter le déroulement de la visite ; toutefois, il se peut qu'il ne soit pas possible de réaliser toutes les activités prévues ou que la durée de celles-ci soit réduite. En cas de retard, veuillez nous contacter dès que possible, comme indiqué ci-dessus.

Q : Quelle est la politique d'annulation en cas de retard ?

R : Les annulations effectuées après le début de la visite ne sont pas remboursables. Nous vous invitons à prendre vos dispositions pour éviter tout retard. Pour plus de détails, veuillez consulter la section « Politique d'annulation » fournie lors de la réservation ou disponible sur notre site Internet.

Q : Que se passe-t-il si je suis en retard en raison de circonstances imprévisibles, comme des embouteillages ?

R : Si vous avez du retard en raison de circonstances imprévues et que vous nous en avez informés à l'avance, nous ferons de notre mieux pour vous accueillir. Toutefois, compte tenu de la nature des visites et de l'impact sur les autres participants, il peut parfois s'avérer nécessaire de renoncer à la participation. Nous vous recommandons de partir en avance afin d'éviter tout retard.

Q : Que faire si je ne trouve pas le point de rendez-vous ?

R : Veuillez nous contacter directement via le « formulaire de contact », par e-mail ou via le service de messagerie de notre site web. Nous choisissons des lieux de rendez-vous facilement identifiables, tels que des gares ; toutefois, si vous avez le moindre doute, n'hésitez pas à nous contacter rapidement.

Q : Que se passe-t-il si je me blesse pendant la visite ?

Nous sommes couverts par une assurance responsabilité civile professionnelle pour les organisateurs de voyages, ce qui vous permet de participer à nos tours en toute sérénité.

Veuillez toutefois noter que si l’hôpital ne reconnaît pas la blessure comme étant liée au tour, nous ne pourrons pas couvrir les frais médicaux.

FAQ relative à nos services de location de vêtements

Q : Comment bénéficier du service de location de vêtements ?

R : Sur notre site Internet, vous pouvez commander un forfait en fonction de la durée de votre séjour. N’hésitez pas à nous contacter par e-mail pour toute question.

Q : Que dois-je faire si l'hôtel ou l'auberge où nous livrons les vêtements loués diffère de celui où le client nous les restitue ?

R : Veuillez nous en informer. Nous aurons besoin du nom, de l'adresse et du numéro de téléphone de l'hôtel ou de l'auberge afin de vous envoyer un courrier de retour destiné au transporteur.

Q : Comment passer commande si je séjourne dans plusieurs hôtels ?

R : Tout d'abord, si vous séjournez dans plusieurs hôtels, veuillez noter que les vêtements loués devront être livrés à plusieurs endroits différents. Cette situation est similaire à celle lorsque vous réservez plusieurs hôtels pour des dates distinctes.

Prenons l'exemple d'un séjour de 6 nuits et 7 jours (du 1er au 7 juillet) réparti entre trois hôtels différents, avec deux nuits et trois jours passés dans chacun d'eux. Dans ce cas de figure, les vêtements loués auront trois lieux de livraison distincts. Pour cela, veuillez commander une seule fois le forfait « 5 nuits / 6 jours ». Nous prendrons en charge les frais d'expédition, même s'il y a plusieurs adresses de livraison.

La raison pour laquelle nous recommandons le forfait « 5 nuits / 6 jours » pour un séjour de 6 nuits et 7 jours est que vous devez porter les vêtements le dernier jour (jour du retour). Lors de la commande, indiquez la date de votre première arrivée (le 1er juillet dans cet exemple) comme « Date de réception » (Pick-up date) et saisissez l'adresse ainsi que le numéro de téléphone du premier hôtel comme lieu de livraison. Pour les hôtels suivants, veuillez nous communiquer leurs adresses et numéros de téléphone par e-mail à l'adresse info@edokagura.com.

Lorsque vous sélectionnez le forfait « 5 nuits / 6 jours » sur la page de commande, la « Date de retour » sera automatiquement fixée au 6 juillet. Toutefois, le retour effectif devra avoir lieu le jour de votre départ de l'hôtel, soit le 7 juillet dans cet exemple.

La procédure peut sembler complexe si vous faites appel à nos services pour la première fois. N'hésitez pas à nous poser toutes vos questions, même celles qui vous semblent anodines. De plus, nous vous fournirons des explications détaillées concernant la réception et le retour des vêtements ; soyez donc rassuré.

Veuillez noter que sur notre boutique en ligne (Ninja Kotan), les tarifs des forfaits sont calculés en fonction du nombre de nuits de séjour, ce qui explique la procédure de commande décrite ci-dessus.

Q : Comment puis-je passer commande le jour de mon retour ?

R : Le point le plus important concerne la commande pour le jour de votre retour. Les vêtements portés le jour de votre retour doivent obligatoirement être vos vêtements personnels. Par conséquent, veuillez louer vos vêtements pour une durée couvrant la période allant jusqu'à la veille de votre date de retour. Par exemple, si vous arrivez le 5 juillet et repartez le 7 juillet (date de retour), comme indiqué dans le tableau 1, veuillez commander un forfait « 1 nuit / 2 jours » et restituer les vêtements loués le jour de votre départ, le 7 juillet (jour de votre retour dans votre pays).

Par ailleurs, comme dans le cas du tableau 2, si vous prévoyez de séjourner à l'hôtel pour une durée de « 1 nuit / 2 jours » la veille de votre date de retour, vous ne pouvez pas commander de forfait de location de vêtements. Nous enverrons deux sacs de retour à l'hôtel n° 2, où vous effectuerez votre départ le 5 juillet. Vous devrez restituer les vêtements lors de votre départ de l'hôtel n° 2 le 5 juillet, puis lors de votre départ de l'hôtel n° 3 le 6 juillet.

Q : Quels articles sont disponibles à la location ?

R : Pour l'instant, nous proposons uniquement la location de vêtements. Tous les articles que nous louons proviennent de Patagonia, une marque américaine de vêtements de plein air haut de gamme. Comme vous le savez peut-être, Patagonia repose sur une philosophie écologique, éthique et fondée sur le commerce équitable. La marque reverse 1 % de son chiffre d'affaires au collectif « 1% for the Planet » pour la protection et la restauration de l'environnement naturel. Ainsi, en faisant appel à notre service de location, vous soutenez indirectement cette initiative.

Q : Puis-je commander des tailles différentes pour les hauts et les bas ?

R : Veuillez nous contacter avant de passer votre commande. Sur notre boutique en ligne, vous ne pouvez commander que la même taille pour le haut et le bas. Toutefois, si vous nous contactez, nous pourrons vous faire parvenir des tailles différentes pour le haut et le bas à votre lieu de séjour.

Q : La livraison est elle disponible dans tout le Japon ?

R : Notre service couvre la quasi-totalité du Japon ; nous livrons partout où les sociétés de transport opèrent. Veuillez nous contacter si vous vous rendez dans une zone où les délais de livraison pourraient être plus longs, comme les îles isolées. Toutefois, une personne doit être présente pour réceptionner les colis et les remettre au transporteur. Les hôtels et les auberges conviennent parfaitement. Si vous souhaitez faire livrer des vêtements en location au domicile d'un ami ou dans un logement privé, veuillez nous contacter avant de passer commande.

Q : Les vêtements loués seront-ils à mon hébergement au moment de mon arrivée ?

R : Nous voulons que vous voyagiez l'esprit tranquille ; c'est pourquoi nous livrons vos vêtements de location la veille de votre arrivée et vous envoyons un e-mail pour vous informer de leur livraison. Dans le cas peu probable où, en raison de conditions météorologiques extrêmes ou de toute autre circonstance inévitable, vos vêtements de location n'arriveraient pas à votre hébergement avant votre arrivée, nous procéderions à un remboursement intégral.

Q : J'ai des questions concernant la taille des vêtements en location. Comment puis-je vérifier ma taille ?

R : Si un magasin Patagonia se trouve près de chez vous, nous vous suggérons de vous y rendre pour vérifier votre taille. Veuillez noter que les vêtements que nous proposons à la location sont uniquement disponibles dans la coupe « Regular Fit » (par opposition aux coupes « Slim Fit » et « Relaxed Fit »). Si vous avez encore des doutes concernant la taille, il est possible de faire envoyer deux tailles différentes.

Q : Puis-je choisir moi même les vêtements de location ?

R : Non, vous ne pouvez pas choisir des modèles spécifiques. Nous vous enverrons une sélection de vêtements Patagonia, à votre taille, adaptée à la durée de votre séjour. Nous choisirons les vêtements les plus appropriés au climat, en fonction des prévisions météorologiques actualisées pour votre destination.

Q : Comment dois-je renvoyer les articles une fois la location terminée ?

R : Vous recevrez un bordereau de livraison avec vos articles en location. Il vous suffit de placer ce bordereau ainsi que les vêtements loués dans le sac fourni et de le déposer à la réception de l'hôtel.

Q : Que se passe-t-il si je perds ou endommage accidentellement les articles loués ?

R : Un dépôt de garantie est un paiement effectué à l'avance par le client pour couvrir les frais dont il pourrait être redevable, tels que ceux liés aux dommages ou à la perte des articles loués. Ce dépôt peut être restitué après vérification du matériel. Si les articles qui nous sont retournés sont irrémédiablement endommagés ou manquants, nous déduirons le coût des dommages ou de la perte du montant du dépôt de garantie versé initialement.

Q : Quand récupérerai je ma caution ?

R : Le montant total sera remboursé sur votre carte de crédit dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la fin de la période de location. Ce délai de 15 jours ouvrables nous permet de réceptionner les articles loués et de confirmer qu'ils n'ont été ni perdus ni endommagés.

Q : Puis-je également louer des sous-vêtements et des chaussettes ?

R : Pour des raisons d'hygiène, nous ne louons pas de sous-vêtements ni de chaussettes.

Q : Louez vous aussi des vêtements pour enfants ?

R : Non, nous ne louons que des vêtements pour adultes. Nous proposons les tailles XS, S, M et L, aussi bien pour les hommes que pour les femmes.

Q : Puis-je être assuré de la qualité et de la propreté des articles en location ?

R : Tous les articles sont nettoyés par des professionnels et entreposés correctement dans notre entrepôt. Nous joignons également à votre commande un spray désodorisant efficace contre les odeurs, les bactéries et les virus.

Q : Je me rends fréquemment au Japon et je préfère porter mes propres vêtements. Proposez-vous un service adapté à mes besoins ?

R : Nous proposons également un service de stockage de vêtements pour les personnes se rendant fréquemment au Japon. Nous expédions vos vêtements à votre lieu d'hébergement avant votre arrivée, et vous nous les renvoyez au moment de votre départ. Nous nous chargeons de les préparer, de les laver et de les stocker. Veuillez nous envoyer un e-mail pour demander ce service.